Methodenkompetenz

ZiBESO unterstützt die Kunden dort, wo entsprechende Methodenkompetenz oder die notwendigen Ressourcen fehlen. Mit unserem Leistungsportfolio bringen wir so zeitlich begrenzt Knowhow an die Stellen bei den Kunden, wo es wirklich benötigt wird.

 Hierbei unterstützen wir den Kunden in den nachfolgenden 4 Projektphasen:

– Initiierung
– Planung
– Durchführung
– Test und Abschluss

Entgegen einer ERP Gesamteinführung beinhalten unsere Projekte überschaubare Geschäftsziele. Nichtsdestotrotz ist ein minimales Mass an Projektmanagement – hierbei über nachfolgende 4 Schritte – unerlässlich.

1. Initiierung mittels Vorstudie

Zunächst wird die geschäftliche Anforderung bzw. die Problemstellung gemeinsam identifiziert und überlegt, wie das gemeinsame Projektteam diese Anforderung erfüllen und somit dieses Problem kann. In diesem Schritt

– legen wir gemeinsam das Projektziel fest (monetärer Nutzen vs. Lagervolumen) und
– bestimmen, inweiweit das Projekt durchführbar ist und identifizieren die wichtigsten Ergebnisse für das Projekt

Schritte für die Initiierungsphase des Projekts können Folgende sein:

• Durchführen einer Machbarkeitsstudie: Identifizieren des primären Problems, dass das Projekt lösen wird und abklären ob unser Lösungsansatz eine Lösung für dieses Problem liefern wird

• Identifizieren des Umfangs: Definieren der Tiefe und das Ausmass des Projekts anhand der Testdatenanalyse

• Identifizieren von Ergebnissen: Definieren der einzusetzenden Produktkonfiguration und der dazugehörenden Dienstleistung

• Entwickeln des Business Case: Hierbei werden die oben genannten Kriterien für einen Vergleich der potenziellen Kosten und des Nutzens des Projekts verwendet

• Entwickeln der Aufgabenbeschreibung: Wir dokumentieren gemeinsam die identifizierten Ziele, den Umfang und das angestrebte Ergebnis des Projekts als Arbeitsvereinbarung zwischen der ZiBESO AG, den Projektverantwortlichen und den am Projekt beteiligten Personen

2. Planung

Sobald das Projekt auf der Grundlage des Business Case bzw. der Aufgabenbeschreibung frei gegeben wurde, treten die Projektleiter in die Planungsphase ein

Schritte für die Planungsphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Erstellen eines Projektplans: Definieren des Projektzeitplans, einschließlich der auszuführenden Aufgaben und möglicher Einschränkungen

• Beschaffen der nötigen Ressourcen: Aufbau eines funktionalen Teams durch die Projektleiter, unter Berücksichtigung interner Talenten und sicher stellen der notwendigen Ressourcen (Datenqualität, Prozesse, Umfang) um die Aufgaben zu erledigen

• Antizipieren von Risiken und potenziellen Qualitätsproblemen: Identifizieren möglicher Probleme, die das Projekt ins Stocken bringen könnten, und Alternativen planen um die Qualität und den Zeitplan des Projekts aufrechtzuerhalten sowie Ausarbeitung eines Kommunikationsplanes

3. Ausführung

In der Ausführungsphase wird der Projektplan umgesetzt. Die Aufgabe der Projektleiter in dieser Phase ist es, die einzelnen Arbeitsschritte im Blick zu behalten, Teammitglieder zu organisieren, Zeitpläne zu verwalten und sicherzustellen, dass die Arbeit gemäss dem ursprünglichen Plan erledigt wird.

Schritte für die Ausführungsphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Erstellen von Aufgaben und Organisieren von Arbeitsabläufen: Aufteilen der Arbeitspakete auf die entsprechenden Teammitgliedern und sicher stellen, dass die Teammitglieder diese termingerecht abarbeiten können

• Briefing der Teammitglieder bezüglich ihrer Aufgaben: Die Teammitgliedern werden von den Projektleitern in die Aufgaben eingeführt, und erhalten notwendige Anleitungen durch den verantwortlichen Projektleiter

• Kommunikation mit Teammitgliedern, Kunden und dem Management: Allen Projektbeteiligten auf allen Ebenen erhalten der Kommunikationsplanung entsprechend einen periodischen Update

• Überprüfung der Arbeitsqualität: Sicher stellen, dass die Teammitglieder die Zeit- und Qualitätsvorgaben für ihre Aufgaben einhalten

• Budgetverwaltung: Gemeinsames Überwachen der Ausgaben in Bezug auf Kosten und Ressourcen

4. Abschluss

Sobald die Teams die Arbeit am Projekt abgeschlossen haben, beginnt die Abschlussphase. In der Abschlussphase liefern Sie die endgültigen Ergebnisse, geben die Projektressourcen frei und beurteilen den Erfolg des Projekts. Nur weil die Hauptarbeit des Projekts vorbei ist, bedeutet das nicht, dass die Arbeit des Projektleiters erledigt ist. Es gibt immer noch wichtige Dinge zu tun, einschließlich der Auswertung, was bei dem Projekt funktioniert hat und was nicht.

Schritte für die Abschlussphase des Projekts können Folgendes umfassen:

• Analysieren der Projektleistung: Stellen Sie mithilfe einer vorbereiteten Checkliste fest, ob die Projektziele erreicht wurden (Aufgaben erledigt, termingerecht und im Rahmen des Budgets) und das ursprüngliche Problem gelöst wurde.

• Analyse der Teamleistung: Bewerten Sie die Leistung der Teammitglieder, einschließlich der Frage, ob sie ihre Ziele erreicht haben, sowie die Pünktlichkeit und Qualität der Arbeit

• Dokumentieren des Projektabschlusses: Stellen Sie sicher, dass alle Aspekte des Projekts abgeschlossen sind und keine unerledigten Aufgaben verbleiben. Erstellen Sie Berichte für die wichtigsten Projektbeteiligten

• Bewertungen der Implementierung: In der Projektschlussbesprechung inkl. der abschliessende Analyse des Projekts werden die

  • Projektleistung hinsicht erreichtem Projektziel (Aufgaben erledigt, termingerecht und im Rahmen des Budgets)
    

  • die Teamleistung hinsichtlich Qualität der Arbeit und erfolgtem Knowhowtransfer

  • der Projektabschluss hinsichtlich noch offener Arbeiten oder Fragestellungen wie auch einem Projektbericht für den Auftraggeber wie auch dem geamten Projektteam

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